Adhésion 2022

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 Bio français

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Adhésion 2022

Soutenez vos producteurs  bios et locaux en devenant membre de l'association Colibio!!
Avec votre adhésion, vous participez au développement de la bio sur le territoire,  vous pourrez voter à l'AG et aider de manière concrète les producteurs! Réfléchissons ensemble aux perspectives de développement de l'association!
l'adhésion n'est pas obligatoire pour pouvoir commander.

COLIBIO

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

03 DECEMBRE 2021

 

1. Le fonctionnement de l’association

1.1.Les objectifs de l'association

L'association est un collectif de paysans, d’artisans et de consommateurs du centre Bretagne

Elle a pour but :

- de commercialiser localement les produits des producteurs et artisans, issus de l'agriculture biologique, directement aux consommateurs via un site internet.

- de permettre aux consommateurs d'accéder à des produits bio et locaux.

 

L'association a aussi pour but de :

- promouvoir les produits certifiés en agriculture biologique ;

- participer au développement du territoire ;

- créer du lien dans le cadre de partenariats

 

1.2 Les moyens que se donne l'association

 

Les producteurs :

Par une participation active à l'association, les producteurs partagent un outil de vente en commun. Leur participation est détaillée dans les devoirs, ci-dessous.

Les consommateurs :

Par leur participation, les consommateurs contribuent à la bonne marche de l'association, à son développement et ainsi deviennent encore plus des consomm'acteurs.

 

1.3 Le conseil d’administration

L'association est dirigée par un conseil d'administration d'au moins 10 membres dont 6 minimums issus du collège producteurs et 4 minimums du collège consommateurs. Un équilibre entre les 2 collèges sera recherché au sein du conseil d’administration. Les membres sont rééligibles.

Le conseil d'administration se réunit au moins 3 fois dans l'année, sur convocation du président, ou à la demande du quart de ses membres.

 

Des adhérents de l'association, désireux d'intégrer le conseil d'administration, peuvent être cooptés par celui-ci.

La cooptation étant, dans une assemblée, la nomination d'un membre nouveau par ceux qui en font déjà partie.

Son statut d'administrateur sera confirmé ou infirmé à l'assemblée générale ordinaire suivante.

 

Les membres du conseil d'administration reçoivent une convocation avec l'ordre du jour au moins 15 jours avant la réunion par voie électronique avec accusé de réception. Si un ou des administrateurs souhaitent ajouter une question à l'ordre du jour, ils la soumettent à l'approbation du président au plus tard 3 jours à l'avance.

 

Le conseil d'administration après examen, valide ou invalide les propositions soumises par le bureau.

 

1.4 Le bureau

Le bureau se compose d'au moins 5 membres et au plus 7 membres

3 membres minimum sont issus du collège "producteur"

2 membres minimum sont issus du collège "consommateur"

Un équilibre entre les 2 collèges sera recherché au sein du bureau.

 

Le bureau est chargé de décisions afférentes à la vie quotidienne de l'association.

Le bureau n'a pas la légitimité de prendre des décisions structurelles de la vie de l'association.

Le bureau réalise le travail préparatoire aux décisions structurelles de la vie de l'association.

Le/la président-e est le représentant légal de l’association. Il/elle anime les réunions, signe les documents et peut confier ses responsabilités à un autre administrateur. Le/la président-e nomme les commissions et préside l'assemblée générale assisté-e du conseil d'administration. Le/la président-e a le droit de signature sur les chèques et possède un droit de regard sur le compte.

 

Le/la secrétaire communique l’ordre du jour 15 jours avant chaque réunion. Il/elle rédige les comptes-rendus, les fait valider par le bureau et les diffuse aux membres du conseil d’administration. Le/la secrétaire recueille les certificats AB des producteurs, les documents MSA et d’assurance.

 

Le/la trésorier-ière est responsable de la bonne gestion financière de l'association, réalise les bilans et les prévisionnels. Il/elle fait régulièrement le point sur la situation financière de l’association.

La gestion de la caisse et le dépôt de chèques peuvent être effectués par un autre membre.

 

Le bureau et le conseil d’administration gèrent les finances de l'association pour son bon fonctionnement et son développement.

Chaque membre participe au développement de l’association, à la communication et aux actions de terrain.

Les membres du bureau doivent impérativement participer activement aux réunions. Tout membre du bureau, en cas d'absences répétées, c'est à dire 3 fois sans excuses minimum, sera considéré comme démissionnaire.

 

1.5 Les commissions

Le conseil d'administration peut décider de former des commissions (ex : communication, recherche et admission de nouveaux producteurs, ...) et de définir leurs objectifs.

Ces commissions comportent au moins un membre du bureau.

Les commissions rendent compte des avancements de leur travail au bureau et au conseil d'administration.

Le conseil d'administration valide ou invalide les propositions faites par les commissions.

 

2.Les producteurs

2.1 Devoirs des producteurs

-Tous les producteurs, membres ou non de l’association, doivent fournir au secrétaire du bureau:

  • son attestation de certification Agriculture Biologique annuelle ou son attestation d'une autre mention acceptée par l'association ou l’attestation de visite de l’organisme certificateur pour les membres qui sont en cours de conversion C1, C2, C3.
  • son attestation MSA
  • son certificat d’assurance.

 

- Il doit être en accord et respecter les statuts et le règlement intérieur de Colibio. Il appose, en conséquence, sa signature sur deux exemplaires du règlement intérieur.

 

- Une attention est donnée à ce que chaque producteur ait d’autres modes de commercialisation, Colibio ne doit pas être le seul débouché d’un agriculteur. A ce titre, le chiffre d'affaire réalisé par la vente via Colibio ne doit pas dépasser 35-40% du chiffre d'affaires annuel du producteur.

 

- De même Colibio ne peut pas être considéré uniquement comme un marché de dégagement, mais comme un circuit de commercialisation à part entière.

 

- En aucun cas, Colibio ne pourra être tenu responsable de l’échec commercial d’un producteur.

 

- Chaque producteur est responsable de la qualité sanitaire de ses produits.

 

- Les producteurs s’impliquent dans le fonctionnement de l'association de deux manières différentes :

1. Producteur déposant : Le taux de commissions est de 20% et est révisable par le conseil d’administration. Il peut choisir d’être membre ou non de l’association.

2. Producteur actif dans la banque de travail : Le taux de commissions est de 11% et est révisable par le conseil d’administration. Le producteur doit alors fournir des unités de travail à la banque de travail. Il doit être membre de l’association.

Ces unités de travail sont décrites au chapitre 2.5 et leur calcul y est précisé.

 

- Chaque producteur s’engage à participer activement à la communication externe, notamment dans les évènements de promotion de l’association.

- Un producteur doit discuter avec le bureau tout changement dans les modalités de ventes convenues avec l’association (fréquences de distribution, gamme, conditionnement, …)

 

Les taux de commissions prélevés aux producteurs sont des pourcentages du chiffre d'affaire HT prix de vente clients.

 

2.2. Les nouveaux producteurs

 

Dans son projet, l'association se donne les moyens de proposer une offre la plus diversifiée possible à l'attention de ses clients afin de se développer.

Lorsqu'un nouveau producteur se propose de manière spontanée, il rencontre les membres du bureau ou la commission en charge des admissions.

Le conseil d'administration délibère de la pertinence d'accepter ou non sa candidature.

Les critères de la décision sont :

- le manque des produits dans le panier actuel de Colibio

- l'investissement du producteur à la vie de l'association

- la situation géographique de la ferme

- l'appréciation de l'impact pour un ou des producteurs déjà adhérents à Colibio

- les tarifs pratiqués et la diversité de produits proposée par la ferme candidate

 

Le bureau ou la commission en charge des admissions se réserve la possibilité de solliciter un producteur à devenir adhérent ou déposant.

Une telle initiative peut être prise :

- pour étoffer la gamme de produits proposés par Colibio

- pour enrichir le nombre de producteurs investis dans la vie de l'association

- pour la situation géographique pertinente de la ferme

Le conseil d'administration délibère de la pertinence d'accepter ou non sa candidature.

 

Dans la perspective d’avoir toujours suffisamment de produits à proposer aux consommateurs,

plusieurs producteurs du même produit peuvent commercialiser à Colibio.

Lors de l’arrivée d’un nouveau producteur pour un produit déjà existant, les producteurs concurrents s’engagent à tester la situation de concurrence pendant 3 mois.

Au terme de 2 mois de concurrence, le bureau et les producteurs concernés font un point sur la situation pour s’assurer que chacun trouve bien sa place.

A cette réunion, un producteur peut donner son préavis de départ réduit alors à un mois.

 

Il peut être organisé des réunions entre producteurs de même production pour une meilleure planification.

De telles réunions ont lieu en présence d'un ou plusieurs membres du bureau. En cas de différents entre 2 producteurs d'un même produit, le bureau fera office de médiateur.

 

2.3. Sortie d’un producteur

Les producteurs souhaitant quitter l’association doivent prévenir 3 mois à l’avance afin qu’une solution de remplacement puisse être envisagée. Ce délai peut être réduit en accord avec le conseil d’administration.

Le préavis peut être réduit à un mois dans le cas de l’arrivée d’un producteur concurrent après deux mois de situation de concurrence effective (voir article 2.2).

Le non-respect du préavis entraîne le paiement d'une pénalité équivalente à 50% du chiffre d’affaires réalisé le dernier mois.

Cette pénalité sera déduite du dernier versement que Colibio doit au producteur.

 

2.4. Exclusion d’un producteur

Un producteur pourra être exclu en cas de non-respect des statuts et du règlement intérieur par décision du conseil d’administration.

En premier lieu, le conseil d'administration invite le producteur à s'expliquer lors d'un conseil.

En deuxième lieu, une médiation, à l'initiative du conseil d'administration, peut être mise en place et choisie d'un commun accord par les 2 parties (CA et producteur).

Si la médiation a été mise en place, au terme d'une durée maximale de 2 mois, le conseil d'administration délibère de l'exclusion ou non.

Si aucune médiation n'a été mise en place, le conseil d'administration délibère au moins 15 jours après l'audition du producteur.

 

2.5. Organisation des ventes et site internet

 

Site internet

Une formation à la mise en ligne des produits est donnée à chacun des producteurs en présentiel ou en distanciel.

Les producteurs mettent en ligne sur le site internet de Colibio les produits qu’ils ont à vendre dès l'ouverture du site aux consommateurs.

Les producteurs doivent indiquer sur le site si la vente se fait en lot, à l’unité, ou au poids.

Dans le cas où la vente se fait à l’unité, une indication de poids approximative doit être mentionnée sur le site.

 

Chaque producteur est responsable de contrôler chaque semaine la feuille qui récapitule ses ventes.

En cas d’incohérence avec le paiement, il se rapproche du trésorier sous 1 mois maximum.

 

Organisation des ventes

Les produits doivent être déposés dans les paniers au dépôt principal à Loudéac, pour 15h dernier délai.

La répartition des produits pour les producteurs de frais se fait par dépôt dans les frigos.

Chaque producteur signale au moins 1 mois à l’avance ses congés.

La personne responsable du dépôt vérifie les paiements.

La tenue des dépôts est assurée par des producteurs et par des consommateurs.

 

Banque de travail

Les tâches que réclame l'activité de ventes de Colibio sont organisées au sein d'une banque de travail.

Tous les producteurs participant à la banque de travail doivent adhérer à l’association.

Les règles de la banque de travail sont discutées annuellement entre producteurs et font l’objet d’une notice.

 

2.6. Paiement des producteurs

Colibio édite les factures et règle les producteurs dans un délai maximum de 15 jours après le mois écoulé, déduction du montant de la commission faite.

Cette opération est de la responsabilité de la trésorerie de Colibio.

 

 

 

 

3. Les produits

3.1. Généralités

Tous les produits vendus à Colibio doivent

- ou être labellisés AB

- ou en cours de certification, à l'exception des produits n’existant pas en bio en France ou difficile à certifier (miel, sel...)

- ou porter une mention de qualité au moins équivalente à AB. Les mentions qui sont acceptées sont actuellement: Demeter, Nature et Progrès, Simple. D’autres mentions devront être acceptées par le conseil d’administration.

Dans le cas des produits non-alimentaires, et en l’absence de certifications, la décision est à l’appréciation du CA, au regard de l’absence de produits chimiques dans les pratiques.

 

Les produits doivent être en adéquation avec la réglementation française concernant l'hygiène et l’étiquetage.

L’association n’est pas responsable si un des produits est retiré de la vente lors d’un contrôle DDPP.

Les laboratoires de transformation à la ferme doivent être agréés pour l’agriculture biologique.

 

Le producteur s’engage à apporter une réponse aux remarques et suggestions faites par les consommateurs.

 

3.2. La description des produits

 

La description des produits sur le site Internet doit être claire et compréhensible afin de ne pas induire le client en erreur.

Des mentions ont un caractère obligatoire : prix au kilo, composition, dates légales, …

 

Les produits doivent obligatoirement être étiquetés de manière claire et compréhensible de tous s’ils sont pré-emballés. Cela pour faciliter la distribution, éviter les erreurs et la confusion des clients.

 

Les produits doivent être les plus propres possibles.

Dans le cas contraire, l’association se réserve le droit de les retirer de la distribution.

L'association peut aussi les retirer de la vente si la description sur le site internet n'est pas conforme avec le produit.

 

4. La communication

4.1. La communication interne

 

L'association se dote des outils actuels (groupe de messagerie, envoi de SMS en groupé, tableau aux dépôts ...) pour assurer une communication interne de qualité.

L'assemblée générale, le conseil d'administration, le bureau et les commissions sont des lieux à privilégier pour permettre une bonne communication interne.

La communication interne est un point à évaluer régulièrement.

Des moments conviviaux peuvent être organisés et contribuer ainsi à la réussite de la communication entre les adhérents.

En cas de conflit, les statuts et le règlement intérieur font autorité

 

4.2. La communication externe

Pour développer son activité, l'association doit réussir sa communication externe.

Celle-ci peut être réalisée par exemple par les moyens suivants :

- Mot hebdomadaire

- Communication régulière via les réseaux sociaux

- Page actualités du site internet géré par un ou deux référents, membres du conseil d’administration

- Distribution de flyers

- Présence dans la presse locale

 

Toutes les communications externes doivent avoir l'aval d’un référent communication du bureau avant publication.

Chaque producteur s’engage à participer activement à la communication externe, notamment dans les évènements de promotion de l’association.